Carsome Privacy Notice
PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE
NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI
Dear Valued Users and Guests,
Pengguna-Pengguna dan Tetamu-Tetamu yang dihargai,
Employees, Temporary Staff & Job Applicants
CARSOME is committed to protecting your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (including any and all amendments and modifications thereto).
The purpose of this Privacy Notice is to bring to your attention CARSOME’s practices and policies relating to the collection, processing and disclosure of personal data relating to job applicants, employees and temporary staff.
“Personal data” in this case refers to personal data relating directly or indirectly to an identifiable job applicant, employee or temporary staff of CARSOME. Personal data in some cases consists of “sensitive personal data”, which refers to personal data relating to your health, religious beliefs, etc. For the purpose of this Privacy Notice, both personal data and sensitive personal data are included in any use of the term “personal data”.
Source of Personal Data
The personal data that CARSOME processes is sourced from: (i) personal data provided by you and/or relevant third parties in the course of your applying for a position with us, (ii) personal data provided by you, relevant third party information sources, or personal data otherwise generated upon your being hired and in the course of your employment with CARSOME.
Types of Personal Data We Collect
In the course of joining us and/or during the course of your employment with us, you may be required to provide certain personal data that we may require for our business purposes. Where this personal data is collected through application forms, all personal data requested is obligatory unless otherwise stated in the application form.
Specifically, you may be asked to provide personal data relevant to your application and/or employment with CARSOME, including but not limited to, your name, address, telephone numbers, e-mail address, date and place of birth, nationality, gender, marital status, languages spoken, CV, resume, cover letter, educational institutions attended, grades obtained, employment preference, willingness to relocate, current salary, desired salary, awards, professional memberships, available start date, employment history, recommendations, referee reports, bank account numbers, SOCSO and EPF numbers, NRIC and passport numbers, driver’s license details, emergency contact information, names, birthdates and other details of your family members and dependents (where relevant), etc.
Where you provide us with personal data pertaining to other individuals, it is your responsibility to obtain the necessary consent from such individuals prior to disclosing their personal data to CARSOME.
CARSOME may also process and retain related personal data generated during the course of your employment with CARSOME, including but not limited to: your employee identification number, department, employment benefits, compensation and history with CARSOME, training and certification, flexi-hour work arrangements, business expenses and travel claims, medical certificates, work place injury claims, performance appraisals, workplace dispute resolution, computer identification codes and passwords, CCTV images, biometric access codes, electronic communications with staff, business partners, suppliers, authorities and customers, agreements entered into with CARSOME, and such other information as required by law (where relevant).
How CARSOME Uses Your Personal Data
CARSOME collects, processes and retains this personal data for its legitimate functions, including but not limited to:
assessing your suitability for the job and vice versa;
evaluating your capabilities and qualifications for the position(s) applied for;
conducting reference and/or background checks;
general administrative and record keeping purposes;
headcount and payroll planning;
workforce development, training and certification;
performance management;
approving and monitoring employee benefits and entitlements;
audit and compliance purposes;
risk management and security purposes;
providing and monitoring access to CARSOME and/or third-party sites, facilities and systems;
internal investigations and legal proceedings;
company activities and events;
compliance with any applicable law or regulation; and
for such other purposes as may be required by law,
where relevant.
Disclosure of Personal Data
CARSOME may disclose your personal data to:
third parties to whom CARSOME outsources certain of its internal functions;
insurance carriers (e.g. benefits, life insurance);
other members of the CARSOME group of companies, whether based in Malaysia or abroad;
CARSOME’s business partners and suppliers who are involved in the fulfilment of customer requests or
the services contracted for; and/or
any person authorised by or under any law or by the order of a court.
Where CARSOME discloses your personal data to third parties, CARSOME will ensure that those parties are bound to abide by CARSOME’s, or the equivalent of CARSOME’s, personal data practices and policies relating to the processing and retention of your personal data.
Consent
Please note that for the purposes of your job application and/or your continued employment with us, your continued consent to the collection and processing of the personal data detailed above is mandatory unless otherwise expressly provided and/or agreed. In the event you withdraw your consent for us to collect and process your personal data we may be unable to discharge our contractual obligations to you. Should you wish to withhold or withdraw your consent, please refer to the section below on your rights.
Your Rights
Should you:
wish to limit the processing of certain aspects of your and/or another person’s personal data;
wish to exercise your right to seek access to and/or to correct your personal data retained by CARSOME;
have any questions or issues regarding your personal data or have any complaints regarding the unauthorised use, disclosure or transmission of your personal data;
not consent to CARSOME processing your personal data for the purposes as listed in this notice,
If you have any inquiries or complaints in respect of the personal data, kindly communicate to CARSOME in writing at the postal address specified below.
People & Culture Department CARSOME Sdn Bhd
Level 9, KYM Tower, No.8,
Jalan PJU 7/6, Mutiara Damansara, 47800 Petaling Jaya, Selangor.
However, please be advised that in certain limited circumstances, your rights may be restricted pursuant to the Personal Data Protection Act 2010.
CARSOME may revise this Privacy Notice from time to time. In the event of such revision being affected, CARSOME will prominently post a revised Privacy Notice within ten (10) business days of its adoption.
In the case of any inconsistency between the English and Bahasa Malaysia version of this Privacy Notice, the English version shall prevail.
Notis Privasi
Kakitangan, Staf Sementara dan Pemohon Pekerjaan
CARSOME komited untuk melindungi privasi data peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) (termasuk apa-apa dan semua pindaan dan perubahan kepadanya).
Tujuan Notis Privasi ini adalah untuk membawa kepada perhatian anda amalan dan polisi CARSOME berhubungan dengan pengumpulan, pemprosesan dan pendedahan data peribadi yang berkaitan dengan pemohon pekerjaan, staf sementara dan kakitangan.
“Data peribadi” di sini merujuk kepada data peribadi yang berkaitan sama ada secara langsung atau tidak langsung kepada kakitangan, staf sementara atau pemohon pekerjaan CARSOME yang boleh dikenalpasti. Data peribadi dalam beberapa kes terdiri daripada “data peribadi sensitif”, yang merujuk kepada data peribadi yang berkaitan dengan kesihatan, kepercayaan agama, dan lain-lain. Untuk tujuan Notis Privasi ini, kedua-dua data peribadi dan data peribadi sensitif termasuk dalam sebarang penggunaan istilah “data peribadi”.
Sumber Data Peribadi
Sumber data peribadi yang diproses oleh CARSOME datang daripada: (i) data peribadi yang diberi oleh anda dan/atau pihak-pihak ketiga yang berkenaan semasa anda memohon jawatan bersama kami, (ii) data peribadi yang diberi oleh anda, sumber-sumber maklumat pihak ketiga yang berkenaan, atau sebaliknya data peribadi yang dihasilkan apabila anda diambil kerja dan sepanjang tempoh pekerjaan anda dengan CARSOME.
Jenis Data Peribadi Yang Kami Kumpul
Ketika memulakan perkerjaan dan/atau sepanjang tempoh pekerjaan anda dengan kami, anda mungkin dikehendaki untuk memberikan data peribadi tertentu yang kami mungkin perlu untuk tujuan perniagaan kami. Di mana data peribadi tersebut dikumpulkan melalui borang, segala data peribadi yang diminta wajib diberikan kecuali dinyatakan sebaliknya dalam borang permohonan tersebut.
Secara khususnya, anda mungkin dikehendaki untuk memberikan data peribadi yang berkenaan permohonan pekerjaan atau pekerjaan anda dengan CARSOME, termasuk tetapi tidak terhad kepada, nama anda, alamat, nombor- nombor telefon, alamat e-mel, tarikh dan tempat lahir, kewarganegaraan, jantina, status perkahwinan, bahasa yang ditutur, surat daftar riwayat hidup (CV), surat lamaran kerja, institusi pendidikan yang dihadiri, gred yang diperolehi, pilihan pekerjaan, kesanggupan memindah, gaji semasa, gaji yang diingini, anugerah, keahlian professional, tarikh sedia kerja, sejarah pekerjaan, pengesyoran, laporan perujuk, nombor akaun bank, nombor- nombor PERKESO dan KWSP, nombor kad pengenalan dan nombor pasport, butir-butir lesen memandu, maklumat hubungan kecemasan, nama, tarikh lahir dan butir-butir lain ahli keluarga dan tanggungan anda (di mana berkenaan), dan lain-lain.
Di mana anda memberikan kami data peribadi berkenaan dengan individu-individu yang lain, ia merupakan tanggungjawab anda untuk memperolehi kebenaran daripada individu-individu tersebut sebelum mendedahkan data peribadi mereka kepada CARSOME
CARSOME mungkin juga memproses dan menyimpan data peribadi yang berkaitan yang dihasilkan sepanjang tempoh pekerjaan anda dengan CARSOME, termasuk tetapi tidak terhad kepada: nombor pengenalan pekerja anda, faedah pekerjaan, pampasan dan sejarah dengan CARSOME, latihan dan pensijilan, pengaturan waktu pekerjaan fleksibel, perbelanjaan perniagaan dan tuntutan perjalanan, sijil, tuntutan kecederaan tempat kerja, penilaian prestasi, resolusi pertikaian tempat kerja, kod pengenalan dan kata laluan komputer, imej- imej CCTV, kod akses biometrik, komunikasi elektronik dengan kakitangan, rakan kongsi perniagaan, pembekal, pihak berkuasa dan pelanggan, perjanjian yang dimasuk dengan CARSOME, dan sebarang maklumat lain sebagaimana yang dikehendaki bawah undang-undang (di mana berkenaan).
Bagaimana CARSOME Menggunakan Data Peribadi Anda
CARSOME mengumpul, memproses dan menyimpan data peribadi ini untuk fungsi CARSOME yang sah, termasuk tetapi tidak terhad kepada:
- menilai kesesuaian anda untuk pekerjaan yang dipohon dan sebaliknya;
- menilai keupayaan dan kelayakan anda untuk jawatan yang dipohon;
- menjalankan pemeriksaan rujukan dan/atau latar belakang;
- tujuan pentadbiran am dan penyimpanan rekod;
- pembilangan kakitangan dan perancangan pembayaran gaji;
- kemajuan pekerja, latihan dan pensijilan;
- pengurusan prestasi;
- meluluskan dan memantau faedah pekerja dan kelayakan;
- tujuan audit dan pematuhan;
- tujuan keselamatan dan pengurusan risiko;
- menyediakan dan memantau akses ke tempat, kemudahan dan sistem CARSOME dan / atau pihak-pihak ketiga;
- siasatan dalaman dan prosiding undang-undang;
- aktiviti dan acara syarikat
- pematuhan dengan undang-undang atau peraturan yang berkenaan; dan
- tujuan lain sepertimana yang dikehendaki undang-undang, di mana berkenaan.
Pendedahan Data Peribadi
CARSOME mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada :
pihak-pihak ketiga khidmat luar (outsource) yang diguna CARSOME untuk fungsi-fungsidalaman
syarikat yang tertentu;
pihak insurans (contohnya faedah, insurans hayat);
ahli-ahli lain dalam kumpulan syarikat CARSOME, sama ada berasas dalam Malaysia atauluar negara;
rakan kongsi niaga dan pembekal CARSOME yang berkenaan yang terlibat dalam pemenuhan
permintaan pelanggan atau perkhidmatan yang dikontrakkan; dan/atau
sesiapa yang diberi kuasa atau di bawah apa-apa undang-undang atau perintah mahkamah.
Di mana CARSOME mendedahkan data peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga, CARSOME akan memastikan bahawa pihak-pihak tersebut terikat untuk mematuhi amalan dan polisi data peribadi CARSOME, atau setarafnya, yang berkaitan dengan pemprosesan dan penyimpanan data peribadi anda.
Persetujuan
Sila ambil perhatian bahawa untuk tujuan permohonan pekerjaan anda dan/atau tujuan pekerjaan berterusan anda dengan kami, kebenaran berterusan anda untuk pengumpulan dan pemprosesan data peribadi yang dinyatakan di atas adalah wajib kecuali diperuntukkan dan/atau dipersetujui sebaliknya. Sekiranya anda menarik balik kebenaran anda untuk CARSOME mengumpul dan memproses data peribadi anda CARSOME mungkin tidak dapat menunaikan kewajipan kontrak CARSOME kepada anda. Sekiranya anda ingin menahan atau menarik balik kebenaran anda, sila merujuk kepada seksyen di bawah mengenai hak-hak anda.
Hak-Hak Anda
Jika anda:
- ingin menghadkan pemprosesan aspek-aspek tertentu data peribadi anda dan/atau orang lain;
- ingin menggunakan hak anda untuk mendapat akses kepada dan/atau untuk membetulkandata peribadi anda yang disimpan oleh CARSOME;
· mempunyai sebarang soalan atau isu mengenai data peribadi anda atau mempunyai sebarang
· aduan mengenai penggunaan, pendedahan atau transmisi data peribadi anda tanpa kebenaran;
- tidak bersetuju kepada CARSOME memproses data peribadi anda untuk tujuan-tujuan seperti yang disenaraikan dalam notis ini,
Jika anda mempunyai pertanyaan atau aduan mengenai data peribadi, sila berkomunikasi dengan CARSOME secara bertulis di alamat pos yang dinyatakan di bawah.
Jabatan Sumber Manusia CARSOME Sdn Bhd
Level 9, KYM Tower, No.8,
Jalan PJU 7/6, Mutiara Damansara, 47800 Petaling Jaya, Selangor.
Walaubagaimanapun, sila dinasihatkan bahawa dalam keadaan tertentu yang terhad, hak-hak anda mungkin dilimitkan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.
CARSOME mungkin meminda Notis Privasi ini dari masa ke semasa. Dalam keadaan di mana pindaan dibuat, CARSOME akan memaparkan Notis Privasi yang dipinda tersebut dalam masa (10) hari bekerja dari tarikh ia digunapakai.
Jika terdapat apa-apa percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia Notis Privasi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
